Eine Beschreibung der Inhalte und Kriterien steht am Anfang. Sie liefert eine Art Lastenheft. Unsere Projekte haben gezeigt, dass es sehr unterschiedliche Anforderungen in den Unternehmen gibt. Geht es um lediglich eine Dokumentation, stehen funktionelle Anforderungen im Fokus wie z.B. Standards oder Konfigurierbarkeit oder sollen Kommunikation und Weitergabe den Schwerpunkt bilden, diese unterschiedlichen Ziele beeinflussen Art und Funktionsweise des jeweiligen aufzubauenden Wissensmanagementsystems. Erforderliche Sprachen und Zugriffsberechtigungen sollten ebenfalls früh abgestimmt werden.
Allen gemeinsam sind nach unseren Erfahrungen Anforderungen an eine gute Durchsuchbarkeit, Skalierbarkeit hinsichtlich des Personenkreises und der Organisationseinheiten sowie intuitive Bedienbarkeit.

Es ist nicht damit getan, Unterlagen zu sichten und neu zu ordnen. Wir haben in allen einschlägigen Projekten mit unseren Kunden herausgearbeitet, wodurch Mehrwerte entstehen. Einige Beispiele:
Übersichtlichkeit kann durch eine intuitive Bedienoberfläche mit Listung der Inhalte, Verweisen, Verantwortlichen und Suchmöglichkeiten geboten werden.
Weitergabe wird stimuliert, wenn einfache und aktive Kommunikationsmöglichkeiten vorgesehen sind. Die Nutzer müssen Spaß an dem Tool haben.
Aktualität wird gewährleistet, wenn die verfügbaren Daten eingebunden werden ohne sie zu kopieren. Einen aktiven Beitrag konnten wir durch Harmonisierung verschiedener ähnlicher Inhalte leisten. Das ist wichtig, um den Nutzern Sicherheit zu geben, wirklich die richtigen Inhalte zu verwenden.
Learning by Doing wird ermöglicht, indem nicht nur Fakten, sondern auch thematische Erläuterungen einfließen. Es soll ja nicht nur alten Hasen gedient werden, sondern auch Möglichkeiten der Einarbeitung für neue Mitarbeiter in bestimmte Fachthemen geboten werden.
Auffindbarkeit als zentrale Aufgabe kann durch das Datenkonzept, eine festzulegende Methode für Suchbarkeit und Metadaten wesentlich besser gewährleistet werden als dies die Standard-Suchfunktionen abbilden.
Reduktion auf das wesentliche wird erreicht, wenn eine wirkliche Einschränkung z.B. für zu verwendende Materialien im Sinne einer Standardisierung und eine direkte Findung dieser in ERP Systemen gewährleistet werden.